У нас совершенно нет свободного времени. Мы приезжаем на работу к девяти утра и уходим ближе к ночи. Своих детей мы видим только спящими, а о встречах с друзьями перестали и мечтать. Мы работаем почти без выходных, а зачастую и без отпуска. Так почему же множество проблем остаются нерешенными? Почему мы ничего не успеваем и вынуждены практически жить в своем офисе? Диагноз, который ставят специалисты по тайм-менеджменту в таких случаях, - неэффективное использование времени.
Много лет назад на одной из трасс тогда еще СССР я увидел плакат, который гласил: «Рабочее время - работе». Меня это тогда позабавило: мол, на что же еще может быть потрачено рабочее время, если человек пришел на работу? - вспоминает Михаил Торчинский, управляющий партнер рекрутинговой компании MarksMan. - Но, как это ни странно, рабочее время зачастую тратится далеко не на работу.
Отстающие
Непродуктивные совещания, дублирование функций и задач, кулуарные разговоры и обсуждение личных новостей, отсутствие на работе по неясным причинам, постоянные опоздания - вот основные «дыры», в которые утекает рабочее время персонала. У каждого офисного работника есть множество соблазнов: покурить с коллегами, выпить кофе, обсудить нерабочие вопросы, почитать новости в Интернете, пообщаться со своими знакомыми в ICQ. В принципе, все это не запрещено и допустимо, но в разумных пределах! Впрочем, стоит отметить, что корпоративная культура разных компаний по-разному оценивает факт «утечки» рабочего времени. Например, в каком-нибудь рекламном или креативном агентстве нет ощущения непрерывной работы «у станка», а «простой» сотрудника отнюдь не означает сбоя всей цепочки. Он может три часа пить чай, а потом выдать гениальную идею, которая поможет решить поставленные задачи. Но проблема в том, что не только в креативных агентствах сотрудники большую часть своего времени проводят за подобными занятиями. Начал готовить отчет - позвонила жена, тут же написали по «аське», забежал на кофе коллега… Весь день провел в офисе, вроде работал, устал, но ничего не сделал. Естественно, чтобы справиться с должностными обязанностями, таким сотрудникам приходится задерживаться.
- «По делам судите их» - так ведь сказано, - говорит Константин Анисимов, заместитель генерального директора компании «Микротест». - Поэтому не судите об активной деятельности сотрудников по их же собственным словам. Как правило, у людей, не имеющих результатов, всегда много объяснений, почему они не справились с поставленной задачей и что им еще нужно для успешного выполнения своей работы. Но людей принимают на работу для того, чтобы решать задачи компании, а не чтобы плодить для нее проблемы.
По мнению Светланы Шевцовой, и. о. руководителя департамента корпоративного развития инвестиционно-девелоперского холдинга «МИЭЛЬ», в любой компании «утечки» рабочего времени связаны с двумя основными причинами: человеческий фактор и неоптимальные бизнес-процессы. Все остальное - их производные.
Что такое человеческий фактор? Наверное, каждый без труда может назвать нескольких людей, которые c легкостью транжирят не только свое, но и чужое рабочее время. Приходят на пять минут вроде по делу, а потом остаются на полтора часа, рассуждая на разные темы, пересказывая слухи и разговоры, услышанные в офисной курилке. Светлана Шевцова тем не менее считает, что не всегда стоит оценивать это явление как порочное:
Такие люди делятся на две категории - «бубнилки» и «коммуникаторы». С «бубнилками» однозначно нужно бороться, поскольку даже один всегда и всем недовольный сотрудник может легко деморализовать коллектив. «Коммуникаторы» - важный источник новостей и мнений о происходящих в компании событиях. Задача руководителя - следить за тем, чтобы «ходячие газеты» не несли в себе деструктива.
Синдром ИБД
Прежде чем латать «черные дыры», в которые утекает рабочее время подчиненных, руководителю необходимо оценить, насколько каждый из них эффективен и увлечен своей работой, каков его реальный потенциал. Не секрет, что немалое количество сотрудников, а порой даже и руководителей подразделений, не столько на деле загружены работой, сколько занимаются имитацией бурной деятельности (для этого даже аббревиатура придумана - ИБД).
Изображение бурной деятельности вместо работы возможно на любой должности, но при хорошо организованном администрировании рабочих процессов злоупотребляющий доверием сотрудник будет быстро «разоблачен», - считает Александр Болвинов, начальник управления по работе с персоналом банка «Возрождение».
Как правило, именно симулянты чаще всего развивают бурную деятельность: они всегда заметны и страшно заняты. Такие люди «производят» наибольшее количество бумаг, часто и подолгу проводят совещания, а в частных беседах не забывают упоминать о том, как много и плодотворно они трудятся.
Основной признак имитации деятельности - отсутствие результата и заинтересованности в его получении, - утверждает Ева Викентьева, начальник службы персонала СБ-Банка. - Такой сотрудник скрывает ошибки, маскирует недостатки, вводит в заблуждение руководителя заведомо ложными отчетами. Он склонен откладывать решение сложных задач, требующих усилий и напряжения, и отчитываться в выполнении простых, второстепенных.
Директор по персоналу Абсолют Банка Юлия Сушкова считает, что вывести симулянта на чистую воду не сложно в том случае, если в организации существует внятная система оценки персонала - например, KPI. Это периодическая оценка сотрудника по ключевым показателям его деятельности, определенным строго с учетом специфики его работы.
Безусловно, самой серьезной и опасной «дырой», в которой исчезает рабочее время, являются неоптимальные бизнес-процессы. Причиной тому может служить и слишком сложная иерархия принятия решений, и недостаточная степень консолидации данных, и большое количество «ручных», неавтоматизированных операций.
Даже самое обычное совещание может превратиться в огромную «дыру», если потратить полдня на обсуждение одной задачи и разойтись с решением «подумать еще и обсудить повторно…». А ведь можно за 15 минут решить серьезный вопрос, если его предварительно проработать: определить регламент встречи, подготовить и заранее разослать всем участникам материалы, попросить их обдумать предложения.
Тиражируемые ошибки, время на работу со скрытым браком, переделки однажды выполненного... По сравнению с этими вещами даже частые чаепития и перекуры ничего страшного собой не представляют, - говорит Борис Дьяконов, председатель совета директоров ОАО «Банк24.ру».
Доктор, помогите!
Если одна и та же задача или проблема периодически возникает, но не решается, если сроки выполнения постоянно переносятся, а на простой вопрос «Кто за это отвечает?» ответа нет, то очевидно, что «подгнило что-то в Датском королевстве». Чтобы в подобной ситуации окончательно убедиться в наличии проблем с эффективностью использования рабочего времени сотрудниками, руководство может провести своеобразный аудит, попросив весь персонал четко указать, на что он тратит свое рабочее время. Если в результате анализа отчетов опасения оправдаются, придется как менять стиль управления компанией, так и начинать выстраивать систему, мотивирующую сотрудников осознанно беречь рабочее время и использовать его на пользу бизнесу.
Для продуктивного использования времени нужно, чтобы система управления в компании была грамотно построена, а сотрудники четко и ясно понимали не только глобальные цели компании, но и свои личные. Повышение квалификации сотрудников в этой сфере помогает более эффективно работать и снижать потери времени, - говорит Мария Козачина, заместитель генерального директора по персоналу компании «МИЭЛЬ - Коммерческая недвижимость».
Плохо выстроенная система коммуникаций работников и руководства «съедает» огромное количество времени и тех и других. У топ-менеджеров нередко можно выявить хроническое «профессиональное» заболевание - ориентированность на процесс, а не на результат. Как правило, «лечить» его терапевтическими средствами практически невозможно - поможет только «операция» в виде смены директора.
Руководители в первую очередь должны стремиться к повышению личной эффективности, - уверена Татьяна Копылова, HR-директор компании ADG Group. - Не зря же говорят: «Хочешь изменить мир - начни с себя, а там и другие поддержат». Например, я планирую каждый свой день и стараюсь максимально точно следовать плану. Один раз в месяц выделяю день для наведения порядка в делах. На этот день стараюсь не назначать никаких встреч, а просто разбираю все, что накопилось, доделываю незавершенное. Если чувствую, что начала расслабляться, использую известный многим «календарик-пинарик». Нужно повесить перед собой календарь - так, чтобы часто попадался на глаза, и ярким фломастером зачеркивать крестиком каждый прошедший день. Пара недель - и начинаешь понимать, что время уходит безвозвратно. Это стимулирует быть более организованным.
Эффективное расходование времени - проблема комплексная, и однозначного ее решения не существует. Способствующих инструментов и технологий много. Их выбор зависит от того, насколько в компании развиты бизнес-процессы, каковы специфика компании и стратегическое планирование бизнеса. Как признают сами руководители, ответственность за непродуктивное расходование рабочего времени лежит на плечах руководства и менеджмента. Но многое зависит и от сотрудников, от того, насколько хорошо они владеют инструментами тайм-менеджмента и как относятся к своему и чужому рабочему времени.
Это взаимная ответственность, - считает Татьяна Терентьева, директор по персоналу издательства «Эксмо». - Очень часто компании заказывают тренинги по тайм-менеджменту и думают, что после этого случится чудо - все сотрудники станут эффективно управлять временем. Но чуда обычно не происходит. Причины просты: с одной стороны, должна быть большая личная работа сотрудника, а с другой - необходимо развитие культуры во всей компании по отношению ко времени. Если вокруг все коллеги и руководители опаздывают на совещания, презентации и встречи, то одному сотруднику даже при большом желании будет тяжело что-то изменить.
В первую очередь необходимо четко определить цели, полномочия и ответственность каждого сотрудника. Персонал должен знать сроки выполнения своей работы и корректировать рабочие планы таким образом, чтобы укладываться в эти сроки. Автоматизация бумагоемких процессов даст возможность освободить дополнительное время персонала и избавить сотрудников от ненужной работы.
Показатели деятельности любого сотрудника должны быть измеримыми и иметь срок выполнения поставленной задачи, - считает Елена Арефьева, директор по персоналу группы компаний Armadillo. - Такие индикаторы помогут руководителям отследить степень своевременного выполнения поставленных задач, а самим сотрудникам - правильно планировать свое время.
Компаниям, желающим научиться эффективно распоряжаться рабочим временем, придется не только проводить обучение сотрудников различного уровня (менеджеров - навыкам планирования, рядового персонала - навыкам тайм-менеджмента и использования средств автоматизации деятельности), но и модифицировать общую структуру компании: выстраивать эффективную систему коммуникаций, развивать корпоративную культуру, продумывать систему мотивации сотрудников таким образом, чтобы они были заинтересованы в получении быстрого и качественного результата своего труда.
И пусть они читают блоги!
В то самое время, когда я думаю, что мои сотрудники работают, они «висят» на телефоне, болтают в ICQ, читают блоги и книги, которые дома им не дает спокойно почитать ребенок. Если сейчас их нет в офисе, то наверняка они сидят в кофейнях или гуляют по улицам с целью сделать десяток–другой фотографий. Надо отметить, что подобное отношение у нас взаимно. Сейчас, когда я пишу этот комментарий, мои сотрудники тоже уверены, что я работаю.
Думаю, что такая ситуация сложилась не только у нас в компании. Но гораздо интереснее знать не только, чем конкретно заняты твои сотрудники, но и как именно использовать это знание для построения высокоэффективной организации. Все, что на самом деле делает человек на работе, как нельзя лучше характеризует различные черты личности. И этим надо суметь воспользоваться.
Постараюсь объяснить сказанное на простом примере. Специфика работы нашей компании такова: продукт, который мы производим, практически невозможно навязать. Или заказчик живо заинтересован в диалоге и активно перенимает заложенную в продукте идею, или продолжать работу бесполезно. Поэтому я стараюсь сделать все для того, чтобы встречи моих сотрудников с клиентами проходили интересно и не были рутинной презентацией.
Какие ассоциации у вас возникают при слове «презентация»? Вы слушаете заученную скороговорку о том, насколько хорош продукт, как интересно он «устроен» и как в этот продукт поверили крупные компании. Скучно, не правда ли? Вдвойне скучно, если выясняется, что проводящий презентацию сотрудник не может ответить на вопросы, не имеет собственного мнения по теме и не умеет поддержать беседу. У клиента складывается впечатление, что, не интересуясь его проблемами и задачами, ему просто хотят продать продукт. А потом, как говорится, - хоть трава не расти!
Основная задача руководителя в таком случае сводится лишь к тому, чтобы принять в команду человека, живо интересующегося именно информационными технологиями - тем бизнесом, в котором работает компания.
Алексей Вулканов
О том, как грамотно распорядится временем, отведенным на работу, как максимально результативно использовать его, как успеть сделать все запланированное, издано рекордное количество статей и книг. Однако это не мешает вопросу оставаться актуальным, а тем, кто чувствует в себе силы и уверенность наставлять желающих на путь истины - производить на свет все новые и новые техники, методики, способы, рекомендации и прочее множество не всегда полезного материала.
«Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим.» П.Друкер
Хороший менеджер - это эффективный менеджер. Эффективность его определяется количеством поставленных и реализованных целей. А это практически невозможно без умения правильно распределять свое время. Впрочем, касается это не только менеджеров, но и людей любых других профессий. Руководитель, не умеющий грамотно распределять свое время и время своих сотрудников, очень быстро погрязнет в текущих вопросах. Уже будет не до глобальных целей и их реализации. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей.
Замкнутый круг
Очень часто нехватку времени объясняют большим количеством дел, выполнить которые необходимо. Причем все и практически одновременно. Так не бывает и это говорит лишь о неправильном подходе. На самом деле причины всегда одни и те же:
Неумение выделять срочные и второстепенные дела. Попытка схватить все и сразу, объять необъятное заканчивается ничем. Необходимо разделать все задачи по степени важности и срочности и начинать с тех, что могут занять больше времени.
Неумение делегировать полномочия. Важный момент, поскольку людям, стремящимся сделать все самостоятельно, необходимо от этого отходить. Это не будет воспринято как незаменимость. Скорее это будет говорить о несостоятельности и баллов в итоге все равно не добавит.
Попытки отложить на потом. А эта причина подобна снежному кому. Все, что откладывается «до лучших времен», чаще вообще не выполняется. А если до таких дел и доходят руки, то как правило в режиме аврала. О качестве в такой ситуации лучше не говорить.
Суета. Склонность характера или попытка пустить пыль в глаза - не важно. Псевдоактивность отнимает куда больше времени, чем кажется. Она же крадет бесценное время. В итоге нет ни результата, ни удовольствия от сделанного.
Можно, конечно, продолжить, включив в список слабую мотивацию, привычку брать работу домой, банальную лень и пр. Но если из списка нашелся хотя бы один знакомый пункт, стоит задуматься и, возможно, что-то изменить. Для этого много не надо. Самодисциплина и умение планировать время.
Правила планирования времени
Составлять план не на весь рабочий день, а приблизительно на 2/3. Невозможно очень четко следовать запланированному графику, поскольку возникают различные непредвиденные обстоятельства, незапланированные встречи и телефонные разговоры. Прогнозировать это сложно, поэтому на различного рода форс-мажор время все же лучше заложить.
Планировать предстоящий день, неделю и месяц. Есть дела и события, известно о которых бывает задолго до их проведения. Поэтому лучше не полениться и внести их в календарь событий.
Установление четких сроков исполнения. Чем точнее будут нормы исполнения различных задач, тем больше шансов на их своевременное выполнение.
Анализ. Без него невозможно эффективное движение вперед. Учитывать, анализировать ошибки, делать выводы просто необходимо для дальнейшей эффективной работы.
Конечно, планы должны быть реалистичными. Если расписывать значительно больше, чем по силам сделать, участи аутсайдера не избежать. Кроме этого, планы желательно корректировать с учетом общих работ.
Менеджмент в России, как и в любой другой стране, отражает ее исторические особенности, культуру и общественную психологию. Он непосредственно связан с общественно-экономическим укладом страны.
В настоящее время руководителей можно условно разделить на две группы: руководители старой закалки, работавшие в условиях плановой экономики, многим из которых трудно приспособиться к новым условиям. Они предпочитают работать так же, как работали раньше. Новые менеджеры, большинство из которых обучались по зарубежной литературе, учились или стажировались за рубежом. Они использовали опыт западных менеджеров и поэтому мало чем отличаются от своих коллег из других стран.
Для них естественно заботиться о максимальной эффективности использования своего рабочего времени. Применение принципов тайм-менеджмента связано не только с экономическими, но и с общественно психологическими факторами.
В нашей стране велик удельный вес затрат времени на выполнение рутинной работы в бюджете времени руководителей. Это говорит о проблемах с делегированием у российских менеджеров. Многие из них не делегируют рутинную работу либо из-за того, что подчиненные и так загружены работой, либо из-за того, что считают, что сами выполнят эту работу лучшею В результате менеджеру не хватает времени на действительно важные, перспективные задачи. Управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально, т. к. для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.
Из этой статьи вы узнаете:
Несомненно, о таймменеджменте сегодня наслышаны буквально все. Он позволяет выжить в современном мире вечного цейтнота и дедлайнов. Вот только это искусство даётся далеко не всем. Оно требует самодисциплины, железной воли, терпения, самоорганизации. Иногда рамки, которые расписываются на бумаге, очень трудно выдержать в силу многих внешних обстоятельств. И всё-таки к этому нужно стремиться. Предлагаем вам пройти тест, умеете ли вы рационально использовать своё время , чтобы уяснить для себя, есть ли у вас такая проблема, или же вы и сами можете распределить грамотно все дела в течение суток.
Инструкция для выполнения
Чтобы получить максимально верные результаты, необходимо искренне отвечать на вопросы теста на рациональное использование времени. Кроме вас, их больше никто не увидит. Зато вам позволит объективно оценить эту сторону своей жизни. Это основное правило, которое нельзя нарушать.
Как пройти тест
Нужно оценить себя в баллах и проставить их возле каждого утверждения:
Как видите, искусству таймменеджмента нужно учиться уже с самого раннего возраста. С 6-7 класса дети должны учиться управлять графиком своего дня. Поэтому даже школьникам можно пройти тест, правильно ли вы распределяете своё время, не говоря уже о взрослых.
Любопытный факт. В Тихом океане есть 180-ый меридиан, который учёные называют линией перемены времени. Если вы пересечёте её с запада на восток, попадёте во вчерашний день. Двигаясь в противоположном направлении, окажетесь в завтрашнем.
Вопросы теста
А вот и сами вопросы к тесту о том, как вы используете своё время. Проставьте на отдельном листочке цифры от 1 до 10. Внимательно вчитывайтесь в каждое утверждение и честно расставляйте баллы напротив каждой цифры.
Все вопросы для теста, рационально ли вы используете своё время, достаточно лёгкие, их немного, но этого вполне достаточно для того, чтобы выяснить, как вы относитесь к собственному графику своей жизни.
А Вы знали, что… иногда 30 июня и 31 декабря одна из минут насчитывает 61 секунду? Международная служба вращения Земли специально прибавляет эту високосную секунду, чтобы человеческое время точнее соответствовало солнечному.
Приступая к данному тесту, вы и сами наверняка знали, какими получатся его результаты. К сожалению, вы практически никогда не планируете своё время заранее и постоянно зависите от внешних обстоятельств. Чтобы выйти из такого состояния, начните хотя бы со списка приоритетов и предстоящих задач.
Во время критических ситуаций, когда нехватка времени обнаруживается в вашей жизни наиболее остро (сессия, сдача работы, личная жизнь), вы вспоминаете о графике и планировании. Вы даже иногда пытаетесь овладеть утекающими минутами и часами, но вам не хватает последовательности, чтобы добиться успеха в этом деле.
Вы смогли выйти на достаточно высокий уровень самоменеджмента, хотя и в ваших графиках бывают сбои.
Вас можно ставить в пример каждому, кто мечтает научиться таймменеджменту. Вы заслуживаете уважения и самых высоких похвал.
Ну что: порадовали или разочаровали вас результаты теста, умеете ли вы рационально использовать время ? В любом случае они помогут вам сделать правильные выводы о том, что нужно изменить в своей жизни, чтобы не зависеть от внешних обстоятельств. Научившись управлять собственным временем, вы сможете решить большую часть проблем и снизить уровень стресса.
Вы также можете пройти у нас ещё пару интересных психологических тестов, которые позволят вам разобраться в себе:
Организация вашего рабочего дня должна соответствовать основному принципу «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».
1. Планируйте свое время. План следует составлять не только на один день, но и на более продолжительные сроки. Он, конечно, будет нарушаться и его придется корректировать, но делать это надо постоянно и заблаговременно. Очень полезно пользоваться специально издаваемым деловым календарем.
2. Точно определите цель. Множество людей попусту тратит время и энергию из-за того, что отчетливо не представляет себе, что собственно они собираются сделать. Не зная точно, к чему идти, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают на тропинки. Определите с самого начала хотя бы «пункт назначения», и уже поэтому вы достигнете его гораздо быстрее.
3. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листе в порядке важности самые срочные дела. Сначала примитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Затем так же поступите с делами № 2, 3 и т.д. Не тревожьтесь, если к концу дня вы разделаетесь только с одним делом или двумя. На завтра снова сосредоточьтесь на самом главном.
4. Придумайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Отсюда задача: как-то перевести свои занятия из категории «надо» в категорию «хочу» - продуктивность вашей деятельности повысится почти автоматически.
5. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством - назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Но одно дело сказать себе: «Я отвечу на письмо при первой же возможности», и совсем другое - «Я отвечу на письмо к такому-то сроку». В первом случае вы даете себе возможность находить оправдания проволочке, во втором - ставите себя в определенные рамки.
6. Научитесь быть решительным. Не откладывайте сложных дел со дня на день из-за колебаний и сомнений в выборе решений. Располагая определенными фактами, решайте и действуйте. И уж если вы что-то сделали, то не теряйте времени на бесплодные размышления о том, наилучшее ли решение вы приняли или нет.
7. Пользуйтесь записной книжкой, а еще лучше - картотекой. Всякий, кто хоть раз испытывал муки, вспоминая, что ему еще надо сделать, подтвердит справедливость правила - записывать все предстоящие дела, номера телефонов, новые мысли и т.п. Целесообразно размещенные пометки помогут вам помнить даже об относительно мелких делах, о которых обычно легко забывают. Карандаш с бумагой может сберечь даже время, затрачиваемое на обдумывание проблемы. Если вам надо что-то решить, набросайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроется разнообразие возможных решений. Выбирайте!
8. Сберегайте время, затраченное на поиски справок, и поэтому держите в порядке списки часто требующихся адресов, телефонов. Не загружайте память там, где это не нужно.
Избегайте досадных помех.
10. Учитесь слушать. Во избежание серьезных ошибок, повторений и переделок стремитесь с первого раза получать исчерпывающие сведения и указания. Прежде чем что-то делать, уточните: где, когда, как, что, почему? Если что-нибудь остается неясным, сразу спросите.
12. Учитесь писать. Четко оговаривайте в письмах существо дела, обстоятельства, желаемые решения. Если хотите, чтобы письмо прочитали, напишите на одной странице.
13. Избегайте шаблонов. Многие из нас становятся жертвами шаблонного мышления. Только потому, что мы всегда выполняли что-то одним определенным образом, мы подчас считаем, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между тем почти всякую работу можно усовершенствовать. Если сейчас вы делаете что-то в последовательности А-Б-В-Г, попробуйте порядок А-В-Б-Г. Возможно, получится быстрее. Не передать ли другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации? Не следует ли поинтересоваться, какими способами другие экономят время?
14. Воспитывайте уважение к своему времени. Приобретайте привычку мысленно давать своему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет судить о том, стоит ли именно заниматься теми небольшими делами, которые, может быть, «пробиваются» в ваше рабочее время.
15. Установите часы приема. Хорошим руководителем часто считается тот, к кому подчиненные идут советоваться в любое время и по любому вопросу. «Политика открытых дверей» отучает подчиненных от самостоятельности и ведет к неразумной трате времени.
16. Информируйте сотрудников и посетителей о ваших занятиях и занятости. Добейтесь, чтобы вас не отвлекали, когда известно, что вы заняты.
17. Разработайте единый регламент времени для вас и ваших подчиненных, согласуйте его с регламентацией времени у ваших начальников. Помните, что рациональная регламентация времени, разработанная с системных позиций, может сэкономить каждому руководителю до 1,5 часов в течение рабочего дня.
18. Закрытые двери - менее эффективное средство от помех, чем секретарь, дежурный или простой указатель занятости перед этими дверьми.
19. Ведите картотеку или дневник, если нельзя вести записи на отдельных листках. Руководителю приходится часто давать справки, готовить ответы, выступления и доклады по самым различным вопросам. Заведите и постоянно пополняйте картотеку: различные сведения, выписки, данные; собственные заметки, записанные в карточки, сгруппированные по разделам, помогут вам за 10-15 минут подготовить справку или выступление по любому вопросу.
20. Систематически контролируйте организацию своего труда, анализируйте, насколько рационально он организован, устанавливая, как и на что расходуется рабочее время, в чем его непроизводительные затраты. Так же систематически просматривайте настоящие советы, дополняйте их и оценивайте полученные результаты.
21. Предусмотрите единую систему отметок в календаре, известную вашим подчиненным.
22. Не злоупотребляйте телефонными разговорами. Ничто не может соперничать с телефоном в экономии времени, когда надо получить какие-то данные, сделать заказ, выяснить недоразумение, дать указание или условиться о встрече. Но бойтесь искушения просто поболтать по телефону - ведите разговор на деловом уровне.
23. Не упускайте из виду мелочи. Вы можете избежать небольших, но растрачивающих время задержек, если не будете отвлекаться по мелочам. Надо всегда иметь под рукой все необходимое, что наиболее часто используется при работе, - будь то приборы, инструменты или канцелярские принадлежности, справочные книги и т.д.
24. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приняться за работу, множество людей приводит в порядок свои столы, просматривает журналы, газеты и т.д., а потом удивляется, куда девалось время. Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Только вы можете помочь себе избавиться от привычки отвлекаться по мелочам.
25. Используйте время полностью. Всегда есть возможность намного увеличить полезную часть своего рабочего времени. Время поездок, ожидания можно занять такими делами, как планирование своего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание заметок, которые пригодятся в дальнейшей работе, составление тезисов или формулировка поручений.
26. Группируйте однотипные или связанные вопросы, требующие принятия решения. На их совместное решение вы затратите меньшее время, чем на последовательное.
27. Меняйте занятия, и вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, постарайтесь заняться работой, которую можно делать стоя. Такая перемена улучшит самочувствие и повысит производительность труда.
28. Систематически контролируйте организацию своего труда, анализируйте, насколько он организован, устанавливая, как и на что расходуется рабочее время, в чем его непроизводительные затраты. Задавайте себе при этом четыре контрольных вопроса:
29. Иногда считают, что курение стимулирует мышление и ускоряет решение задач. Медицина этого не подтверждает. Курение предотвращает засыпание в ночное время, но приводит к бесцельному расходу времени, снижая умственную работоспособность и ухудшая здоровье. Не курите в рабочей комнате, даже если это ваш кабинет.
31. При планировании рабочего дня создайте условия для того, чтобы сосредоточиться на решаемой проблеме хотя бы в течение 2-3 часов в день. Переключайте в это время телефон на секретаря.
32. Рациональной загрузкой, эффективным использованием служебного времени обеспечьте полноценный отдых себе и своим подчиненным по его окончании. Не отдохнувший сотрудник равен половине полноценного.
33. Систематически занимайтесь физкультурой сами и поощряйте к этому подчиненных. Выкроив для этого 30-40 минут утром, вы обеспечите себе экономию времени днем за счет более высокой умственной работоспособности.
Выполнение данных правил позволяет всесторонне подумать о расходовании своего служебного времени. Без его рационального использования невозможно избавиться от текучки и от часто сопровождающей ее суматохи.
Также смотрите:
Золотые правила планирования времени
Как бороться с похитителями времени
С помощью курса тайм-менеджмента вы можете научиться уделять больше времени важным делам, игнорируя то, что не требует внимания и не приносит результатов.
Copyright 2005 © Элитариум - Дистанционное обучение
Некоммерческое использование этого материала возможно со ссылкой на elitarium.ru, как на источник первой публикации.
Подскажите, пожалуйста, давно ли вы посещали какой-либо тренинг или семинар, посвященный личной эффективности? Нет, в этом году еще не ходили? Может быть, у Вас на это просто нет времени, ведь на работе всегда какая-то суета? Слишком много вопросов и все же они не беспочвенны. Мы обратили внимание, что многие из наших коллег «настолько заняты» работой (и это при УСН доходы минус расходы со штатом 10 человек, например), что им просто не хватает сил выполнять свои бухгалтерские обязанности точно в срок. И вот спрашивается, мы ведь все люди, и чего у нас только нет в голове такого, что отвлекает и беспокоит нас без дела. С этим надо бороться и тут уж ничего не поделаешь. А иначе - хоть увольняйся иди.. Давайте посмотрим, что говорят и пишут психологи о нашей общей проблеме и как рекомендуют с ней бороться.
Разбирая данный вопрос ни в коем случае нельзя обойти стороной причины, по которым мы вечно чего-то не успеваем и при этом сильно устаем. При трезвом анализе ситуации становится очевидным следующее:
Без бдительности и концентрации в бухгалтерии делать нечего. Она требует внимания к мелочам, а когда речь заходит о каком-то нестандартном вопросе, то приходится еще некоторое время искать пути его решения, что также отнимает время. Проблема здесь заключается в том, что среди широкого перечня дел мы не всегда верно отделяем первостепенные от второстепенных.
Иногда нам кажется, что все они в одинаковой степени важны, и что сделать их нужно было «уже вчера», однако, это в большинстве случаев ложное убеждение. Хоть и не каждый день, но обычно бухгалтер знает, какие задачи стоят перед ним на день в самом его начале. Именно на этом этапе можно спокойно обдумать, что требует к себе больших, а что – меньших усилий.
Совет
Как только пришли на работу, попили кофе, перебросились парой-тройкой фраз с коллегой, возьмите лист бумаги и вдумчиво напишите те задачи, которые вы должны выполнить именно сегодня. Глядя на готовый список, расставьте приоритеты и постарайтесь написать, сколько времени вы уделите каждому из них. Без плана на день будет сложно.
Каждому бухгалтеру хорошо знакома примерно вот такая фраза от директора: «Елена Сергеевна! Зайдите на корпоративную почту, нам клиенты прислали договор на согласование. Проверьте его на условия, мы должны дать ответ через час! Там еще доп. соглашение они должны выслать. Если все нормально, оплатите их счет, пожалуйста». Представляете, а вы уже план составили, все распланировали таким образом, что, следуя графику, все бы успели.
Совет
Когда распределяете приоритеты и время на выполнение задач, всегда оставляйте запас на подобного рода события. Ввиду этого лучше писать, что на проведение платежей вы намерены потратить 1 час, а не промежуток времени, например, с 11:00 до 12:00.
К сожалению, редко, кто может похвастаться таким жизненным кредо: «Дома я думаю о хозяйстве, а на работе – только о ней единственной». Как правило, эти мысли перемешиваются и доходят до состояния «однородной массы», как это иногда пишется в кулинарных рецептах. Сидя за компьютером, выполняя какое-то важное дело, разве не бывает так, что именно в этот момент мы подумали о чем-то совсем не относящемся к работе, которое заставляет нас беспокоиться?
И вот мы продолжаем сидеть за компьютером, не замечая, как уходят минуты, а иногда и часы в пустом времепрепровождении. За это время много было сделано? Самое комичное то, что усталость и ощущение «тяжелого рабочего дня» никуда не уйдет, а только приумножится.
Совет
Если в процессе работы вы о чем-то задумались, постарайтесь дать себе отчет в том, что выполнение очередной задачи приостановилось. Если этот момент упустить, то время будет лететь незаметно, а значит, и результативность дня резко упадет.
В психологии есть такой термин, как «поглотители времени». Если говорить об их общей массе, то это перечень тех раздражителей, которые сбивают нас с толку и мешают работать. К таким раздражителям можно отнести плохое настроение, лень, чувство голода, физическую утомленность, «витание в облаках» и все в том же духе.
Между прочим, хочется обратить внимание на чувстве голода. Как известно, если человек привык, скажем, к регулярному завтраку и обеду, а тут вдруг по какой-то причине их пропустил, то вместо «дебета» и «кредита» мысли будут нацелены на то, чтобы найти себе пропитание. Звучит как-то не очень эстетично, однако, это правда, т.к. речь идет об инстинкте.
Эта проблема в меньшей степени касается тех, кто не питается утром и днем – у них уже выработалась привычка и поэтому отсутствие завтрака и обеда не является для них чем-то из ряда вон выходящим.
Совет
Плохое настроение необходимо всеми силами перебороть, например, постепенно вовлекаясь в рабочий процесс, от физической утомленности поможет хороший сон на следующий день, а с голодом легко бороться припасенной в тумбочке «вкусняшкой» - ее тоже никто не отменял.
Всем хорошо известно, что психологи разделяют человеческие личности на холериков, сангвиников, флегматиков и меланхоликов. Как правило, личность каждого из нас не отнесена к какому-то отдельному типу – все в нас перемешано с преобладанием одного из них.
Так, кто-то больше сангвиник и ему не должно быть сложно работать усердно, когда вокруг царит шум и гам. Кому-то, как флегматикам, легко выполнять большой объем работы, но в достаточно спокойной атмосфере.
Важно понимать, что отношение к работе каждого из них имеет свои положительные и отрицательные стороны. Определите еще раз, кем вы являетесь, и постарайтесь создать вокруг себя комфортные условия работы. Без них говорить об эффективности использования рабочего времени не приходится.
Совет
Воспользуйтесь удобными сервисами, которых в интернете существует в большом количестве.
Любой директор вне зависимости от того, каким уровнем работоспособности он отличается, всегда ожидает от своих сотрудников «выдающихся результатов» в рамках выполнения ими своих должностных обязанностей. В частности, мы переговорили с некоторыми из них и спросили, каким они хотят видеть своего бухгалтера.
Обобщенно можно указать следующие два тезиса:
Если сказать обобщенно, то директор ожидает увидеть в бухгалтере того профессионала, который:
Осуществимо ли это? Предполагаем, что вполне.
На основании вышеизложенного хотим порекомендовать нашим коллегам повнимательнее отнестись к тому, как протекает их рабочий день. Спросите себя, почему декларацию по НДС вам приходится сдавать в самый последний момент, почему максимально оперативно вы делаете только ту работу, о которой вас персонально попросил руководитель, почему, придя на работу в 09:00, вы начинаете интенсивно трудиться только через час-полтора?
Очень часто бывает так, что оказавшись за своим рабочим компьютером, мы не всегда понимаем осознанно, зачем мы здесь вообще находимся, для чего сюда пришли. Отсутствие осмысленного решения этого ребуса является преградой для эффективного распределения рабочего времени. Как только получится на него ответить, так сразу на ум придут пути решения сложившейся проблемы, и толчок к действиям не заставит себя долго ждать.
Все мы устраивались на работу для того, чтобы обеспечить себя – это в первую очередь. Во-вторых, хотим развить свой деловой потенциал, набраться опыта. В-третьих, желаем удовлетворять и потешить амбиции. Сидя на работе без дела, когда их невпроворот, не поможет нам достичь хотя бы одной из этих целей. «Ленивая» работа – грядущее увольнение, Безделье – отсутствие развития, оно же – акт погребения собственного честолюбия глубоко под землю.
